8 wskazówek, jak zaoszczędzić na druku w firmie

Zdecydowanej większości firm nie można odmówić szczerych starań o skuteczne obniżanie kosztów druku. Oszczędności jednak niejednokrotnie nie odpowiadają włożonemu wysiłkowi i pomimo porównywalnych warunków firmy osiągają diametralnie odmienne wyniki. Na czym więc niektóre firmy popełniają błąd, a dokładniej mówiąc, jak zaoszczędzić w firmie na druku?

Firmy doskonale zdają sobie sprawę, że tonery, wkłady atramentowe, papier biurowy, energia potrzebna do działania urządzeń, serwis drukarek czy archiwizacja albo przeciwnie – utylizacja papieru kosztują je rocznie niemałe środki finansowe, które mogłyby zainwestować znacznie sensowniej. Nic więc dziwnego, że firmy próbują osiągnąć oszczędności, podejmując różne działania, w tym motywowanie swoich pracowników. Jak się jednak okazało, dobre słowo i różne ulotki motywacyjne przy obniżaniu kosztów druku praktycznie nie mają żadnego pozytywnego efektu.

Nieco bardziej skuteczne były firmy, które nie polegały wyłącznie na swoich pracownikach i wdrożyły oprogramowanie do „biur bez papieru”, które zastąpiło papierową ewidencję dokumentów i umożliwiło pracownikom dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Nawet biura bez papieru, co zaskakujące, nie są gwarancją sukcesu, ponieważ najwięcej pieniędzy zaoszczędziły firmy, które działały bardziej zdecydowanie i wdrożyły szereg działań. Wybraliśmy z nich te najskuteczniejsze, które można zastosować w każdej firmie.

1. Zastąp małe, nieefektywne drukarki jedną centralną

Sposobem na obniżenie kosztów druku może być wymiana starszych drukarek z wysokimi kosztami materiałów eksploatacyjnych na nowocześniejsze, oszczędne drukarki.

Jednak wiele drukarek nadal oznacza większe zużycie materiałów eksploatacyjnych, dlatego idealnie będzie mieć jedną centralną drukarkę i drukować przez sieć komputerową. Jeśli dodatkowo umieścisz drukarkę przy pracowniku, który jest za nią odpowiedzialny, oszczędność masz zapewnioną.

2. Monitoruj wprowadzane zadania drukowania

Nowoczesne drukarki mogą zwiększyć oszczędności, monitorując, co drukują konkretni użytkownicy lub poszczególne działy, a w razie potrzeby mogą zezwolić im wyłącznie na zatwierdzony typ druku. Jeśli dodatkowo poinformują Państwo pracowników, że zamierzają Państwo prowadzić taki monitoring w regularnych odstępach czasu, możemy się założyć, że koszty druku spadną nawet o kilkadziesiąt procent.

3. Wyeliminuj pomyłki, mogą kosztować firmę znacznie więcej, niż myślisz

Mylić się jest rzeczą ludzką i nikt z nas nie jest doskonały, ale na pomyłki trzeba spojrzeć także z drugiej, finansowej strony.

Jeśli na przykład chcesz wydrukować tylko jedną stronę z 15-stronicowego dokumentu, ale pomylisz się i wydrukujesz cały dokument, niepotrzebnie zamienisz 14 arkuszy papieru biurowego w tzw. podglądacz W większych firmach takie pomyłki mogą obejmować tysiące stron, które niepotrzebnie zwiększają zużycie papieru biurowego i tonera.

4. Oprócz pomyłek zajmij się także zapominalstwem

Kiedy wspomnieliśmy wyżej o ludzkiej omylności, uświadomiliśmy sobie, że warto wspomnieć także o zapominalstwie.

W wyniku stresu i dużego zaangażowania w pracę pracownicy mogą bowiem zapomnieć, że już wcześniej wydrukowali dane dokumenty. Rozwiązaniem może być wysyłanie zadań drukowania na serwer, gdzie czekają w kolejce. Zadanie zostanie wydrukowane dopiero w momencie, gdy pracownicy podejdą do drukarki i potwierdzą druk, naciskając przycisk.

5. Czcionka i marginesy to pozornie nieistotne detale, ale skuteczne

Do prostych, ale sprawdzonych metod obniżania kosztów druku należy zmniejszenie rozmiaru czcionki. Jeśli ustawienia czcionki będą szły w parze z ustawieniami marginesów, możesz liczyć na całkiem interesujące oszczędności finansowe. Przy czcionkach jednak jeszcze chwilę pozostaniemy.

6. Nie ignoruj rodzaju czcionki

Być może będziesz zaskoczony, ale już dwa zwykłe kliknięcia myszą wystarczą, aby oszczędzać toner lub atrament. Do najbardziej oszczędnych krojów pisma należą Century Gothic, Calibri oraz Garamond, natomiast Arial lub Tahoma zużywają najwięcej tuszu w drukarkach.

7. Oszczędzaj papier biurowy

Jeśli zastanawiasz się, jak zaoszczędzić w firmie na druku, nie powinna umknąć Twojej uwadze gramatura papieru biurowego. Do zwykłych zadań drukowania używaj klasycznego papieru biurowego o niższej gramaturze, przy specjalnych okazjach (druk materiałów reprezentacyjnych itp.) wybierz droższy papier o wyższej gramaturze.

8. Druk dwustronny musi być oczywistością

Na liście wskazówek naturalnie nie może zabraknąć druku dwustronnego dokumentów, dzięki któremu według doświadczeń renomowanych firm można osiągnąć nawet 40% oszczędności kosztów papieru. Przy próbach oszczędzania warto rozważyć także druk czarno-biały lub druk w niższej jakości.

• WSKAZÓWKA: Idealny papier biurowy do biura